Häufig gestellte Fragen

WiBooks ist eine KI-gestützte Buchführungssoftware für Selbstständige, Freelancer und kleine bis mittlere Unternehmen (KMU). Die Software automatisiert die gesamte Buchführung – von der Belegerfassung über den Bankimport bis zum DATEV-Export. Buchführungskenntnisse sind nicht erforderlich.

Nein. WiBooks ist so konzipiert, dass auch Unternehmer ohne Buchführungserfahrung sofort loslegen können. Die KI schlägt automatisch Buchungskonten vor, erklärt unbekannte Begriffe und führt Sie durch alle Prozesse. Das System wird mit der Zeit immer besser, je mehr Sie es nutzen.

WiBooks begleitet Sie mit einem KI-gestützten Migrationsprozess. Beim ersten Login werden Sie durch wenige einfache Schritte geführt: Unternehmensart auswählen, Steuernummer eingeben, bestehende Konten importieren. Falls Sie von einer anderen Software wechseln, analysiert die KI Ihre bisherigen Daten und hilft beim reibungslosen Übergang. Innerhalb von 15 Minuten sind Sie buchungsbereit.

Ja, bis 100 Buchungen im Jahr kann WiBooks kostenlos genutzt werden.

Ja, problemlos. WiBooks unterstützt den Import Ihrer bestehenden Konten, Buchungen und Stammdaten aus allen gängigen Systemen (z. B. DATEV, lexoffice, sevdesk, Lexware). Ein KI-gestützter Migrationsprozess analysiert Ihre bisherigen Daten und ordnet sie automatisch dem WiBooks-Kontenrahmen zu. Ihre Buchungshistorie geht dabei nicht verloren.

WiBooks nutzt ein mehrschichtiges KI-Modell. Beim Hochladen eines Belegs (Foto oder PDF) erkennt die KI innerhalb von Sekunden: Betrag, Datum, Mehrwertsteuer, Lieferant und das passende Buchungskonto. Gleichzeitig werden Ihre Kontoauszüge automatisch importiert und den Buchungen zugeordnet. Das System lernt aus jedem Ihrer Eingriffe und wird mit der Zeit präziser.

WiBooks erreicht bei der Belegerfassung eine Erkennungsrate von über 95% bei klaren Belegen. Die KI erkennt Rechnungen, Kassenbons, Tankbelege und Bewirtungsbelege zuverlässig. Bei Unsicherheiten wird zur Überprüfung aufgefordert. Je länger Sie WiBooks nutzen, desto höher wird die Trefferquote – da das System aus Ihren spezifischen Buchungsmustern lernt.

Jeder KI-Buchungsvorschlag wird Ihnen zur Bestätigung angezeigt, bevor er endgültig gespeichert wird. Sie können Konto, Betrag oder Kategorie jederzeit korrigieren. Ihre Korrektur wird automatisch als Lernbeispiel genutzt – ähnliche Buchungen werden in Zukunft korrekt verarbeitet. Zusätzlich prüft eine automatische Validierungsroutine alle Buchungen auf Plausibilität.

WiBooks erkennt alle gängigen Belegarten: Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kassenbons, Tankbelege, Bewirtungsbelege, Reisekostenabrechnungen und Lieferscheine. Zusätzlich werden E-Rechnungen im Format ZUGFeRD und XRechnung vollständig unterstützt – diese werden automatisch ausgelesen und direkt korrekt verbucht.

Ja. Das ist eines der Kernmerkmale von WiBooks. Jedes Mal, wenn Sie einen Buchungsvorschlag korrigieren, speichert die KI dieses Muster und wendet es auf zukünftige, ähnliche Buchungen an. Nach etwa 3–4 Wochen Nutzung sind die meisten Buchungen ohne manuellen Eingriff korrekt – das System hat Ihre Buchungspräferenzen gelernt.

Ein externer Buchhalter kostet im Durchschnitt 80–120 € pro Stunde. Bei monatlich 5–10 Stunden Buchführungsaufwand entstehen Kosten von 400–1.200 € monatlich. WiBooks reduziert diesen Aufwand auf 10 Euro pro Monat. Der Steuerberater für den Jahresabschluss bleibt trotzdem sinnvoll, wird aber deutlich günstiger, da die Buchführung bereits ordentlich aufbereitet ist.

Ja. Sie können WiBooks 30 Tage lang kostenlos und ohne Kreditkarte testen – mit vollem Zugriff auf alle Funktionen des gewählten Plans. Nach der Testphase werden Sie gefragt, ob Sie fortfahren möchten. Keine automatische Abbuchung, kein Risiko.

Ja. WiBooks läuft im monatlichen Abonnement – Sie können jederzeit zum Ende des aktuellen Abrechnungszeitraums kündigen, ohne Mindestlaufzeit oder Kündigungsfrist. Ihre Daten können Sie vor der Kündigung vollständig exportieren.

Der Free-Plan beinhaltet volle Funktionalität.

Ja. WiBooks exportiert alle Buchungsdaten im DATEV-Format (CSV und DATEV-ASCII). Dieser Export kann direkt von Ihrem Steuerberater in DATEV Unternehmen Online oder DATEV Pro eingelesen werden – ohne manuelle Anpassungen. Der Export ist für jeden Zeitraum in wenigen Klicks verfügbar.

Ja. Sie können Ihrem Steuerberater einen eigenen Benutzeraccount mit eingeschränkten Leserechten einrichten. So kann er jederzeit die aktuellen Buchungsdaten einsehen, Berichte abrufen und den DATEV-Export direkt herunterladen – ohne dass Sie Dateien hin- und herschicken müssen.

Ja. WiBooks berechnet automatisch die Umsatzsteuer aus Ihren Buchungen und erstellt eine druckfertige Umsatzsteuervoranmeldung. Den ELSTER-Export können Sie direkt übermitteln oder an Ihren Steuerberater weiterleiten. Fristen werden automatisch angezeigt, sodass Sie keine Voranmeldung vergessen.

WiBooks unterstützt dank KI-gestützter Analyse alle Banken und Konten, die Kontoauszüge im CSV-, MT940- oder CAMT-Format bereitstellen. Das deckt nahezu alle deutschen Banken ab – von Sparkasse, Volksbank und Commerzbank bis zu Online-Banken wie N26, Revolut und Kontist. Der manuelle CSV-Upload wird für alle übrigen Institute unterstützt.

Ja. WiBooks liest E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung automatisch aus. Die eingebetteten Rechnungsdaten werden direkt erkannt und ohne manuelle Eingabe korrekt verbucht. Das ist besonders wichtig, da ab 2025 die E-Rechnungspflicht für B2B-Transaktionen in Deutschland gilt.

Alle Daten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland gespeichert, die nach deutschem Datenschutzrecht (DSGVO) zertifiziert sind. WiBooks nutzt Rechenzentren mit ISO 27001-Zertifizierung. Die Daten verlassen zu keinem Zeitpunkt die EU.

Ja. WiBooks ist vollständig DSGVO-konform. Alle Datenverarbeitungsprozesse entsprechen den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung. Es gibt einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), der auf Anfrage zur Verfügung gestellt wird. WiBooks gibt keine Daten ohne Ihre ausdrückliche Genehmigung an Dritte weiter.

Nur Sie selbst und von Ihnen autorisierte Personen (z. B. Steuerberater) haben Zugriff auf Ihre Finanzdaten. WiBooks-Mitarbeiter haben keinen Zugriff auf Ihre Buchungsdaten. Alle Zugriffe werden protokolliert und können im Benutzerprotokoll eingesehen werden.

Vor der Kündigung können Sie alle Ihre Daten vollständig exportieren – Buchungen, Belege und Auswertungen als ZIP-Archiv. Nach der Kündigung werden Ihre Daten gemäß DSGVO nach einer Übergangsfrist von 30 Tagen vollständig und unwiderruflich gelöscht. Sie erhalten vorher eine Erinnerungs-E-Mail.